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有關時間管理這個主題,其實從以前多少都有涉略和學習,有許多不同的流派和觀念

最近又學到了一些不同觀點的視角來理解時間管理,以下幾個重點與大家分享

1. 時間管理最重要的問題是什麼?

2. 什麼是時間觀?

3. 時間管理的兩個理論基礎?

4. 如何提高生產力?

5. 如何增加時間的價值?

6. 高效能人士的真正習慣?


1. 時間管理最重要的問題是什麼?

 

我們在時間管理上最大的問題,不是說不會這些時間管理的方法

而是在生活中選擇了錯誤的方向,在錯誤的道路上越走越遠,這才是時間管理上最大的問題

比如,你可能會選擇了一份錯誤的工作,或者是開始了一段錯誤的感情

那麼你在這件事情上耽誤的時間要比不懂時間管理技巧耽誤的時間多得多

很多人一方面在從事著自己不喜歡的職業,另一方面又發現自己的工作其實沒有給自己帶來成長

可是又沒有勇氣離開。既不滿現狀,又不斷地沉溺於現狀,這其實是浪費我們生命中最寶貴的時間

所以,你對自己時間管理的首要職責是選擇一個你熱愛又適合你的工作

 

那怎麼樣來發現自己是不是熱愛和喜歡這個工作呢?

你做一個場景的假想,就假想你現在已經很富有,金錢已經完全自由了

你不需要去通過工作來賺錢,那麼現在對你的工作或者事業有沒有什麼想改變的?

如果你有了錢以後就不想做這個工作,想要換一個工作,就說明可能你現在是在做一個錯誤的工作

你可能只是因為每個月要養活自己、要賺錢才從事目前的工作,這種狀態其實就是在浪費時間

如果你找到了一個自己熱愛又適合的工作,那麼這個時候你的感受應該不僅是說想把這個工作做好

而且還非常羡慕在這個領域做得很好的頂級人才,而且願意想各種辦法去研究和學習他們,去成長

如果你發現自己連超越別人的想法都沒有,那就說明這不是你的好工作

而如果你認為你的工作很有創造性、很有挑戰性,每天都恨不得能夠早早地投入到工作

在下班的時候又感覺戀戀不捨,那麼作者說,真正成功的人在工作中都是這樣的狀態


所以無論是工作還是感情,都要去思考一個問題,就是假如從零開始

一切歸零的時候,如果沒有找這份工作,以我現在的認知我會再次做出同樣的決定嗎?

提出這個問題並回答這個問題,可能是我們一生中遇到最困難但也是最重要的問題

很多人即使意識到這個問題,有時候也很難去面對。為什麼?有兩個方面的原因:

第一個原因可能是因為沉沒成本,就是已經付出了的,沒辦法再有價值的成本

比如我們看了的電影,雖然不好看,但門票已經花了,沒有辦法收回來

在婚姻中也有沉沒成本,我們花了幾年、幾個月在一段感情中投入時間

就會覺得如果這段感情放棄會很浪費,未來又不確定,所以遲遲沒有發生改變

這就是我們可能面對不滿意的現狀,面對在浪費生命的事情,卻沒有辦法做出勇氣的決定

第二個原因就是可能我們沒有建立正確的時間觀,導致我們無法做出正確的決定

 

2. 什麼是時間觀?

 

所謂時間觀,是指我們平常做決定或者為生活做規劃的時候會考慮到多久以後的事情

如果你考慮很多事情只是為了應付眼前或者當下的問題,那麼你的時間觀可能就比較短

如果你考慮問題決策都會長遠,可能是為五年、十年甚至二十年之後考慮,那麼你的時間觀就比較長

時間觀比較短的人,沒辦法考慮長遠的事情,而時間觀長的人,他們對未來有更充裕的信心

成功的人一般都具有較長遠的時間觀,他們通常以五年、十年甚至二十年的跨度來規劃自己的人生


比如當你想要買一件東西的時候,你要想象一下你將會擁有它20年,如果你把它看作一個20年的東西

你就會對自己當前的投資利弊更為審慎。從長遠的視角去看問題,能夠讓眼前的決策更加清晰

眼光越長遠,就越能夠為未來的成就做出暫時的犧牲,這在心理學上就叫做“延遲滿足”

賺錢也一樣,有的人做時薪,考慮的是兩個小時就要獲得一份收入,工薪階層大概是一個月的時間觀

可是你如果站在一個社會上層的角度,他對整個收入的布局卻不是以小時或者是月來計算,可能是年

甚至十幾年才能夠積累到更長遠的財富,所以這就是時間觀的不同帶來的財富和優勢的不同


因此當你為自己的生活設定目標或者做出重大決策的時候

你應該多問問自己對這件事情的考慮有多遠,你的答案造就了你的未來

比如同樣是一段時間,你選擇讀一本書、或是上一門有價值的課,都可能對你未來有很大的影響

但反過來你把這段時間用來看電視、聽聽新聞或者喝咖啡,可能對你的未來不會有什麼大的影響

每個人都有選擇的自由,是選擇為未來的長遠負責任,還是選擇只對眼前的愉悅負責任

 

3. 時間管理的兩個理論基礎?

 

(1). 最根本的理論基礎,第一個是叫做"蔡格尼克效應"的心理學效應

這個效應是說,人們天生有一種辦事有始有終的驅動力

人們之所以會忘記已完成的工作,是因為欲完成的動機已經得到滿足;

如果工作尚未完成,這同一動機便使他對此留下深刻印象

所以沒有完成的任務,會給我們帶來精神壓力,你就會心煩意亂、丟三落四

這也就是GTD (Getting Things Done)的概念,系統的精髓:Done

把這個任務做完,done了,你就不用想它了。不用想是目的,done是手段

GTD 要求你用一個"外部系統"去記錄在什麼時間、什麼場合要做什麼事情

而不要用自己的腦子記。腦子是用來想事情的,不是用來記事情的

有了可靠的任務記錄系統,就可以在任何時候都不用擔心自己還有哪些該做的事兒沒有做

你就達到了心止如水的境界,可以好好享受工作本身,注意力比較集中,你的效率就會提高

 

另外GTD 將如何管理工作流程、建立工作計劃系統的方法

稱為橫向管理方法,五個階段的步驟依次包括:

一. 收集,要收集一切與工作相關的事務與信息

二. 理清,要判斷所關聯的內容,是否需要你採取行動

兩分鐘處理原則:如果一件事能在兩分鐘之內解決,就應該馬上處理,這是最有效率的

三. 整理,要組織整理形成工作清單,提出選項;

四. 回顧,要進行思考回顧,保障系統的有效運行;

五. 執行,要著手行動,全身心地投入工作中

但如果你整天光想著“Done”,你可能會被當前的任務蒙蔽雙眼,而忘了考慮那些更重要的事情

 

(2). 所以時間管理的第二個理論基礎是“要事優先”

要知道效率不等於效能。效率是怎麼做,效能則是做什麼

有個著名的故事,效率專家艾維曾接待了伯利恆鋼鐵公司總裁施瓦布的來訪

交談中,施瓦布告訴艾維,他對自己的工作效率不滿意

施瓦布說:「如果你能告訴我們如何更好地執行計劃,價錢由你定。」

艾維說:「我可以在10分鐘之內給你一樣東西,這可以使你公司的業績至少提高50%。」

然後他將一張白紙遞給施瓦布,讓他在紙上寫下明天要做的最重要的六件事

當施瓦布寫好後,他讓施瓦布給這些事標上重要性次序。做好這些事花掉了5分鐘

接著艾維對施瓦布說:「把這張紙放進口袋。明天早上第一件事情就是把這張紙條拿出來

做第一項。不要看其他的,只看第一項。著手辦第一件事,直至完成為止

然後用同樣方法對待第二件事、第三件事……直到你下班為止。」

施瓦布問:「如果明天我沒有做完這6件事,該怎麼辦呢?」

艾維·說:「即便你只做完第一件事情,那也不要緊。因為你總是做著最重要的事情。」

停頓了一會兒,艾維又說:「每一天都要這樣做。若你在堅持使用後認為它有效

可以將這個辦法推行至你的高層管理者,若還有效,繼續推行至每一位員工。」

整個會見不到30分鐘。一年後,施瓦布給艾維·利寄去了一張2.5萬美元的支票

還有一封信,說那是他一生中最有價值的一堂課。五年後,公司成為世界上最大的獨立鋼鐵公司


不過有一個問題,那就是在小事和要事之間,怎麼權衡呢?

這就要提到“加權最短處理時間”算法,可以算出一個任務的密度 = 重要程度 / 完成時間

任務的密度越高,代表事情越重要,但每個人對重要程度的認知不一

有一個衡量任務重要程度的簡單辦法,就是這個任務能給你帶來多少收入

這個方法關鍵在於“量化”。你不能光說“要事優先”,到底多重要的事,才算“要事”

之後如果有新任務到來,就比較新任務和你手裡正做的這個任務的密度,哪個高就做哪個


另外史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》這本書裡建議我們把事情按照

“重要”和“緊急”這兩個維度分類,認為應該優先做那些“重要但是不緊急”的事情

因為重要且緊急的事情,通常是對外成就別人,例如處理公事、應付客戶等...

而重要卻不緊急的事情,通常是對內成就自己,例如學習能力、培養人脈、適當運動等...

所以儘管重要且緊急的事情很多,你都需要安排時間給重要卻不緊急給你自己去成長

使用外部任務列表達到心止如水,再加上要事優先,這就是時間管理的根本原則

只要能把握心止如水和要事優先這兩個原則,就會是個效率和效能都很高的人

 

4. 如何提高生產力?

當然知道該做什麼有時候還不行,還有一個“自控力管理”的問題,也就是如何提高生產力

 

(1). 提高工作的“意願”

意願,就是你有沒有足夠的勇氣去"開始"做一件事

意願=(期望 × 價值)/(衝動 × 延期)

期望,就是你覺得你能不能做成這件事。你如果覺得反正也做不成,你就不願意做

為了提高期望值,我們應該制定可實現的目標,不可以太不切實際

價值,是你認為做這件事有多大意義。這件事越重要,你的意願就會越強

衝動,是你容不容易分心。做別的事的想法越多,你就越不可能做這件事

延期,是你這個任務的進度怎麼樣。如果已經延期很多了,你就會覺得再拖延一段時間也沒關係;

如果之前已經取得了很多進展,你就有更強的意願做下去

所以加強期望和價值感,減少衝動和延期,你就會有更強的意願去開始做一件事


(2). 避免干擾

做事的過程中,我們要保持專注,不能三心二意,這就要求你要自己約束自己

幹活之前把手機放到一個未來的你不容易拿到的地方,到時候看手機的衝動就會下降

也可以許諾一個回報。只要做完這件事,未來的你就可以獲得一個獎勵,比如立即就可以吃塊餅乾

或是找人來監督未來的你。比如你可以把一筆錢交給朋友

說如果到時候你沒完成任務,這錢他就當罰款沒收。這個非常的有效阿


把提高工作的意願和避免干擾這兩個原則綜合起來,人們發明了各種工作方法

比如流行的“番茄工作法”,要求你以25分鐘為單位工作,每工作25 分鐘可以休息5 分鐘

在這25分鐘裡,如果你受到干擾,或者突然冒出一個什麼分心的想法

你就先記錄下來放在一邊,等到休息時間再處理


其實這些都不是時間管理,而是個人管理。自由度越大自控就越重要,你要控制你自己

經驗表明這些個人管理的方法是有效的,使用這些方法可以提高我們的工作意願,集中註意力

降低焦慮感,讓我們對任務的完成時間有更科學的判斷,甚至還能讓我們面對複雜局面更有決斷力

 

5. 如何增加時間的價值

 

(1). 錨定時間:用有限的時間,創造更多價值

舉例像計程車司機,在下雨天的時候生意會比較好,因為下雨天大家更願意搭車

假設下雨天一小時可賺400元,晴天一小時可賺200元

那就應該下雨天的時候多做一點,因為那時的時間效益比較高,同樣一小時可以創造更多價值


(2). 多元收益:從同一筆時間支出獲得多種價值

例如你與別人合作,花同樣一筆時間,你可以同時累積人脈、能力、見識等


(3). 複製時間:讓同一筆時間支出獲得多次價值

例如視頻影片、出書等,運用網路的特性,你可以只花一次的時間,就可以獲得長期多次的價值

就像我寫這篇文章一樣,我只需要花一次時間好好編寫,就可以不斷讓人觀看這篇內容

這樣的邊際成本非常的低,是很值得投入時間去做的事情


(4). 營造預期:找未來時間要價值

我們都知道股票是要賺未來的收益,那我們把自己變成一個有信用的人

事事有回音,凡事有交代,件件有著落,你就是在別人眼中值得信任的人

營造別人對自己未來時間的預期,這個價值會比你想像中的還有用

 

6. 高效能人士的真正習慣

要想真把效能提高十倍,你只有一個辦法

那就是請別人幫你做事,這才是“高效能人士”的真正習慣

簡單說就是,能讓別人做的事,自己不要幹。能購買的服務,就別自己動手

比如對你自己而言,你的目標是每年工作2000個小時來賺5萬塊錢,那你的時薪就是每小時25塊錢

意味著你應該把工作以外的事交給時薪低於25塊錢每小時的人來做,即便你做得比他還要好

 

比如我們每個人平時都要花時間在洗車、買菜,去洗衣店拿衣服等這樣的事情

其實你完全可以交給一個助理或者保潔阿姨來幫你完成,他們可能一個小時只要20塊錢

那你花錢買來的時間就能夠投入到長遠時間觀理念下指引你要去做的事情

你可以用來去學習,去改變自己的認知,去結識重要的人

花錢去買你投入到長期價值的時間是非常重要的一件事情

把時間花在個人或企業的發展投入是最有價值的利用

但外包的困難就難在對別人不信任,不知道怎麼選擇,這需要不斷的嘗試和優化

歷史上所有高效能人士的所謂高效能其實都是建立在別人的付出之上

所謂GTD、所謂“高效能人士的七個習慣”,都有一個隱藏的假定

那就是你自己完全掌控自己的工作和生活,你不但幾乎不受別人指揮,而且可以指揮別人

 

以下重點再次跟你回顧

1. 在生活中選擇了錯誤的方向,在錯誤的道路上越走越遠,這才是時間管理上最大的問題

2. 眼光越長遠,就越能夠為未來的成就做出暫時的犧牲,這在心理學上就叫做“延遲滿足”

3. 每個人都有選擇的自由,是選擇為未來的長遠負責任,還是選擇只對眼前的愉悅負責任

4. 達到了心止如水的境界,可以好好享受工作本身,注意力比較集中,你的效率就會提高

5. 即便你只做完第一件事情,那也不要緊。因為你總是做著最重要的事情

6. 只要能把握心止如水和要事優先這兩個原則,你就會是個效率和效能都很高的人

7. 運用提高工作的意願、避免干擾來提高生產力

8. 複製時間:讓同一筆時間支出獲得多次價值

9. 請別人幫你做事,這才是“高效能人士”的真正習慣

 

以上就是如何做好時間管理 | 你不可不知的6個觀念 希望對你有所幫助,任何問題歡迎在以下留言

 

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